La EPO abre la presentación en DOCX a todos los usuarios: MyEPO y Online Filing 2.0 añaden una vía paralela y empujan la producción documental de patentes hacia una mayor estructura y trazabilidad

El 1 de abril de 2026, la Oficina Europea de Patentes (EPO) anunció que la presentación en formato DOCX ya está disponible para todos los usuarios tras una fase piloto satisfactoria. Según la noticia oficial, la decisión presidencial y el aviso publicado en el Diario Oficial, las solicitudes de patente europea y los documentos posteriores pueden presentarse ahora en DOCX, además de formatos ya existentes como PDF, a través de Online Filing 2.0 y, cuando proceda, mediante MyEPO. La medida se presenta como un paso más dentro de la transformación digital de la EPO y de su objetivo de un procesamiento integral de extremo a extremo.

La relevancia práctica va mucho más allá de añadir otra opción de carga. Para solicitantes y representantes que ya trabajan con flujos basados en Word, automatización mediante plantillas y revisiones coordinadas entre varios equipos, la apertura general del DOCX reduce la fricción entre el archivo fuente editable y la versión formalmente presentada. Eso puede mejorar de forma material el control de versiones y la gobernanza documental. Al mismo tiempo, los textos jurídicos y técnicos de la EPO dejan claro que una mayor flexibilidad de formato no elimina el riesgo procedimental. Al contrario, cuando el propio archivo editable entra en la cadena formal de presentación, la coherencia entre la versión interna y la versión efectivamente presentada pasa a ser aún más importante.

1. Qué ha cambiado realmente: DOCX pasa a ser una vía formal de presentación, pero no sustituye al PDF

La clave del despliegue de 2026 no es que el DOCX sustituya al PDF, sino que pasa a formar parte del marco formal de presentación electrónica para todos los usuarios. La EPO dice expresamente que esta opción está disponible junto con los formatos ya existentes, lo que permite adoptar DOCX sin abandonar de inmediato los flujos tradicionales basados en PDF. En términos operativos, esto crea una vía paralela: una parte mayor de la cadena de presentación puede mantenerse cerca del entorno editable de redacción, en lugar de depender de una conversión de última hora.

Sin embargo, la nueva vía no es ilimitada. El aviso del Diario Oficial establece varios límites relevantes. Las listas de secuencias deben seguir presentándose en XML; los documentos de prioridad certificados electrónicamente deben seguir estando en PDF; y los documentos DOCX deben ajustarse a la definición de DOCX de la EPO de 25 de marzo de 2026 y no pueden contener control de cambios, comentarios ni elementos similares. También existe un matiz importante en fase europea: no se prevé una nueva presentación de la solicitud internacional en DOCX al entrar en fase europea, aunque las modificaciones y otros documentos posteriores sí pueden presentarse en DOCX cuando la normativa lo permita. En otras palabras, la medida amplía la flexibilidad, pero no borra todas las diferencias de formato en cada momento procedimental.

2. Por qué importa en la práctica: la cadena documental se desplaza del control del producto final al control estructurado y trazable del archivo fuente

El valor práctico más profundo del DOCX radica en que cambia el centro de gravedad de la producción documental de patentes. Muchos equipos siguen funcionando con un patrón conocido: la redacción y la revisión tienen lugar en archivos editables, mientras que la versión “real” de presentación solo aparece cuando el documento se convierte en PDF y se revisa manualmente. Ese modelo concentra gran parte del riesgo de formato al final del proceso, cuando numeraciones, referencias cruzadas, paginación, figuras incrustadas y diseño pueden alterarse justo en el momento en que la versión queda fijada.

Cuando DOCX pasa a ser un formato aceptado para la presentación, los equipos pueden adelantar el concepto de “versión de presentación” a fases anteriores del control del documento. Esto resulta especialmente útil para organizaciones que utilizan herramientas de redacción automatizada, plantillas estandarizadas de reivindicaciones, bibliotecas terminológicas controladas y reutilización multijurisdiccional. DOCX facilita comprobaciones estructuradas sobre niveles de encabezado, lógica de numeración, coherencia de párrafos, referencias cruzadas y alineación terminológica, y se integra con mayor naturalidad en sistemas de gestión documental, reglas de control de versiones y verificaciones automatizadas de calidad. Para equipos que operan en varias jurisdicciones y se enfrentan a oficinas que aceptan cada vez más XML, DOCX u otros formatos estructurados, esta evolución es otra señal de que la producción documental se está moviendo hacia un modelo más modular, trazable y legible por máquina.

Esa dirección también coincide con la explicación de la propia EPO. La oficina presenta DOCX como un formato mejor adaptado al tratamiento digital y más compatible con MyEPO, Online Filing 2.0 y las nuevas herramientas internas de examen. Por tanto, no se trata solo de una comodidad para el usuario, sino también de una señal de alineación más estrecha entre la producción documental del solicitante y el tratamiento interno de la oficina.

3. El nuevo perfil de riesgo: menos fricción de conversión puede implicar más riesgo oculto de inconsistencias

Reducir la fricción de conversión de formato no reduce automáticamente el riesgo procedimental. De hecho, cuando el propio archivo editable se convierte en parte de la ruta formal de presentación, algunos problemas pueden volverse menos visibles sin dejar de ser graves. Un riesgo típico es la divergencia entre la versión final interna y la versión realmente presentada: pueden quedar rastros de cambios, comentarios incrustados, metadatos no eliminados, numeraciones automáticas que se recompongan en otro entorno, campos sin actualizar o incluso una discrepancia entre el archivo archivado internamente y el archivo efectivamente cargado.

Las propias reglas de la EPO apuntan directamente a este problema. La versión DOCX presentada no puede contener control de cambios ni comentarios, pero sí pueden presentarse copias marcadas adicionales cuando haga falta identificar enmiendas. Esa distinción muestra que la EPO separa conceptualmente la versión limpia que entra en la cadena de tratamiento de cualquier versión auxiliar marcada que solo sirve para explicar cambios. Para despachos y equipos internos, la conclusión práctica es clara: no basta con “aceptar todos los cambios”. Hace falta una disciplina de presentación que vincule de forma auditable la versión limpia presentada, la versión aprobada por el cliente, la copia archivada internamente y la versión subida al sistema.

También importa que la EPO seguirá generando, hasta nuevo aviso, versiones PDF para inspección del expediente, copias certificadas y herramientas heredadas de tratamiento. En algunos escenarios, además, las tasas por páginas pueden seguir basándose en una representación PDF de los documentos DOCX. Esto significa que, en la práctica, el ecosistema sigue siendo parcialmente dual. Un equipo que solo valide el aspecto del archivo Word, sin comprobar cómo la EPO recibe, representa o procesa posteriormente la presentación, todavía puede encontrarse con problemas de legibilidad, paginación o comunicación con el examinador.

4. Qué deberían hacer ahora los equipos de presentación: actualizar los SOP antes de tratar DOCX como una simple ganancia de comodidad

Desde una perspectiva práctica, conviene implantar al menos cuatro respuestas inmediatas:

• Primero, actualizar los SOP de presentación. Las comprobaciones previas deberían cubrir expresamente control de cambios, comentarios, metadatos, actualización de campos, numeración de párrafos, fuentes, estilos, encabezados y la conservación en el sistema documental de una “versión presentada” bloqueada.
• Segundo, cuando se utilicen herramientas automatizadas para generar reivindicaciones o memorias, conviene hacer una prueba de regresión frente al flujo de recepción de la EPO. La cuestión no es solo si el DOCX se ve bien internamente, sino si la visualización por la EPO, su representación y cualquier PDF derivado siguen siendo legibles y estables.
• Tercero, actualizar la comunicación con clientes. El mensaje procedimental debe ser claro: la comodidad del formato no equivale a menor riesgo; la consistencia del contenido, la trazabilidad y la integridad del archivo siguen siendo prioritarias.
• Cuarto, para equipos multijurisdiccionales, conviene tratar este cambio como una señal de flujo de trabajo más amplia. Si más oficinas siguen moviéndose hacia formatos estructurados como XML y DOCX, la ventaja duradera vendrá de estandarizar plantillas, campos, gobierno de versiones y controles de presentación entre jurisdicciones, y no de optimizar cada oficina por separado.

En conjunto, el anuncio de la EPO es algo más que una actualización técnica de presentación. Señala un cambio más profundo en la forma en que los documentos de patente deben circular entre redacción, presentación, examen y archivo. Los equipos que más se beneficien no serán necesariamente los que cambien antes de formato, sino los que conviertan esta opción en un mejor control del archivo fuente, una gobernanza de presentación más limpia y una disciplina documental transfronteriza más sólida.